Het opstellen van huishoudelijke regels is niet verplicht. Toch kiezen bijna alle verenigingen en stichtingen ervoor om regels en richtlijnen op te stellen. Wat moet erin staan en waarin verschilt zo'n reglement eigenlijk van statuten?
Een huishoudelijk reglement is een set van regels en richtlijnen. Deze zijn in aanvulling op de wet en op de statuten. Een vereniging of stichting moet beschikken over statuten. Daarin zet je alles dat minstens vijf jaar blijft gelden.
Alle andere zaken die je daarnaast wilt vastleggen, benoem je in een huishoudelijk reglement. Denk daarbij aan afspraken, regels of richtlijnen die bijvoorbeeld op korte of middellange termijn nog kunnen wijzigen. Dat voorkomt namelijk dat je voor elke wijziging langs de notaris moet gaan, wat in de praktijk meestal tijd en geld kost. Voor een vereniging geldt dit alleen als deze is opgericht bij notariële akte, voor een stichting geldt dit altijd.
Dit reglement is een duidelijke aanvulling op of een nadere detaillering van de statuten. Een reglement mag ook niet in tegenspraak zijn met de statuten. Als dat wel het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement.
Zo'n reglement bevat bijvoorbeeld afspraken en regels of de taken en bevoegdheden van bestuursleden. Ook procedures en werkwijzen kunnen een plek krijgen in het huishoudelijk reglement of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen. Het document is openbaar en door bepaalde belangstellenden, zoals donateurs, op te vragen.
Heb je alle zaken inmiddels vastgelegd in het reglement en wil je op een later moment iets veranderen? Een wijziging is alleen mogelijk door een bestuursbesluit, in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering. In het reglement wordt ook vastgelegd hoe deze gewijzigd kan worden: door een gewone of enkelvoudige meerderheid, bij twee derde meerderheid of alleen bij unanimiteit. Het is overigens wel gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen.
Het is aan te raden om je huishoudelijk reglement elk jaar een keer tegen het licht te houden. Doe dat bij voorkeur enige tijd vóór de jaarvergadering. Dan heb je namelijk tijd om aanpassingen die nodig zijn voor te bereiden en het reglement in deze vergadering opnieuw goed te laten keuren.
Er is een aantal zaken die je in zo'n reglement kunt benoemen. Hoe je dit opbouwt, hangt ook af of jouw stichting het CBF-keurmerk heeft of nastreeft. Is dat het geval? Dan kies je de indeling die aansluit bij de CBF-eisen:
Streef je geen indeling met CBF-eisen na? Dan kun je een indeling hanteren die je naar eigen inzicht en behoefte aanpast. Noem geen zaken waarvan jij en jouw medebestuursleden het gevoel hebben dat er geen afspraken, regels of richtlijnen voor op papier hoeven te worden gezet. En voeg bepaalde onderdelen toe als je na overleg het gevoel hebt dat het juist wél goed is als er afspraken voor moeten worden gemaakt.
