Btw en boekhoudprogramma's

Elian: "Ik kreeg bericht van de Belastingdienst: 'U moet btw-aangifte doen'. Toen ik dat niet meteen deed, kreeg ik een officiële brief en een aanslag. Toen dacht ik: 'Dit is wel heel serieus, dit moet ik voortaan op tijd doen". 

Eelco Houwert van Vermetten, accountants & adviseurs:  "Het eerste bericht van de Belastingdienst krijg je inderdaad op papier. Daarin staat dat je digitaal iets moet indienen. Dat is een spannend moment en het is vervelend als je eerste aangifte te laat is. Je kunt je btw-aangifte een keer per maand, per jaar, of per kwartaal indienen. 

Je kunt de btw-aangifte beter tijdig doen en niet op de allerlaatste dag van het kwartaal. Verzamelen per kwartaal kan, maar probeer periodiek, bijvoorbeeld elke week, je gegevens te verzamelen. Zodat je niet op het laatste moment met de ellende zit. Wij krijgen vaak klanten op kantoor die met een schoenendoos komen aanzetten met bonnetjes:  'Hier heb je de btw van het afgelopen kwartaal'. Dan zijn wij heel druk en krijgen wij de stress die de ondernemer zou hebben. 

Het is net als met door rood rijden: je krijgt meteen een boete. De Belastingdienst maakt dan een inschatting van wat jij als ondernemer moet hebben verdiend. En als je niet op tijd betaalt, zijn de boetes de eerste keer nog coulant, maar die worden steeds hoger.  Probeer dat dus te voorkomen. Je krijgt overigens een boete voor het te laat indienen en een boete voor het te laat betalen. Die boete is minimaal € 50,- en kan oplopen tot  € 5.514.

"Op alles waarvoor we diensten leveren, zit een belastingdeel. Dat geldt zowel voor wat we kopen als voor de omzet die we maken. Die belasting moet je afdragen. Elian, jij draagt een keer per kwartaal 21% belasting over je omzet af. Als je aan het eind van het jaar minder omzet draait dan € 20.000 euro, kun je gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling . Je hoeft dan geen btw te betalen, maar je kunt ook geen btw aftrekken. 

Hopelijk draai jij meer omzet, dan draag je dus wel btw af. 

Eelco: "Je moet jezelf altijd de vraag stellen: 'Kan ik mijn kosten volledig zakelijk aftrekken?" Let daarbij op het volgende:

• Bewaar altijd je bonnetjes van de uitgaven die je doet. 
• Reserveer bij elke factuur het btw-bedrag en zet het bijvoorbeeld meteen op een spaarrekening.
• Houd je zakelijke vervoerskosten bij met een rittenregistratie. Je moet even kijken wat voor jou het handigste is. Ga na welk percentage van de fietsritten je kunt declareren voor zakelijk gebruik of bereken het aantal zakelijke kilometers. Je kunt € 0,21 per kilometer declareren. Leg dit meteen vast, want het is lastig om aan het eind van het jaar te bedenken waar je overal bent geweest. 
• Houd er rekening mee dat je voor privéaankopen geen btw mag terugvragen. Dit betekent niet dat je al je uitgaven moet bijhouden. Het gaat om het percentage. Stel, je hebt € 100 uitgegeven en van dat bedrag is 30% zakelijk. Dan kun je over dat deel je btw terugvragen. Dus ook voor een laptop die je privé en zakelijk gebruikt. Die formule moet je overal toepassen. Wat wij vaak doen: we boeken voor het hele jaar de btw en aan het einde van het jaar maken we hierop een correctie.
  Elian: "Ik gebruik mijn laptop privé en zakelijk. En ik heb een telefoon aangeschaft die ik zakelijk en privé gebruik". Eelco: "Die kun je volledig zakelijk opvoeren" . 
• Huur je een auto omdat je in een andere stad een coachingssessie hebt? Dan kun je die rit helemaal declareren. Maar huur je die auto en ga je er ook privé mee rijden? Dan moet je weer een rittenregistratie bijhouden. 
• Heb je een thuiswerkplek ingericht? Als je die voor je onderneming gebruikt, kun je die opvoeren, maar als je de plek ook privé gebruikt, wordt het weer anders. 
• Ga je in de toekomst investeren in een praktijkruimte? Dan moet je die kosten spreiden over 5 jaar. Dit geldt dus ook voor de aankoop van een fiets. Het maximale bedrag dat je in 1 jaar mag afschrijven is € 450,-. Het is overigens wel ingewikkeld om investeringskosten vast te leggen in een Excel en om zo inzicht te krijgen in je zakelijke investeringen die je wilt spreiden over 5 jaar. 
• Draai je geen omzet? Dan moet je toch btw-aangifte doen. Anders kun je daar een boete voor krijgen. Dus € 0,- aangifte is ook een aangifte.
• De kosten die je hebt gemaakt voordat je je inschreef bij de Kamer van Koophandel kun je zakelijk opvoeren als kosten van het eerste jaar. Je kunt dat aangeven als suppletie .
• Wil je de kosten van een zakelijke lunch opvoeren? Neem meteen een foto van het bonnetje en bewaar die in je telefoon. Veel ondernemers baseren zich op de gegevens van hun bankrekening en veronderstellen dat het btw-percentage 21% is. Maar de Belastingdienst gaat daarmee niet akkoord. Je moet een bon of een factuur kunnen overleggen waarop het btw-bedrag staat. Boekhouding is voor de Belastingdienst nog steeds papier."

Elian: "Ik gebruik dus Excel, maar ik zie boekhoudpakketten wel voorbijkomen op LinkedIn of via mijn bank. Dat is vast veel makkelijker dan hoe ik het zelf nu doe. Ik zie ook wel de voordelen van een boekhoudpakket. Alle bedragen worden dan vanzelf opgeteld, dus dat scheelt heel veel tijd. 

Maar toch voel ik soms een drempel. Hoewel een boekhoudprogramma per maand niet duur is, heb ik toch al veel geïnvesteerd. En je moet altijd wel iets invoeren in zo'n systeem, niets gaat vanzelf. Daarom stel ik het nog even uit, maar ik ben wel van plan om het te gaan doen. Eigenlijk had ik Excel afgezworen na mijn vorige baan, maar nu zit ik er nog steeds in te werken. 

Eelco: "Excel is prima, en kan goed gaan, maar als er fouten in de formules zitten, loopt er iets niet goed en ben je veel tijd kwijt om dat te herstellen. Excel is goed om mee te starten om in control te zijn. Als je volume gaat creëeren en meer gaat investeren en je administratie complexer wordt, is het goed om de switch te maken en je te oriënteren op een boekhoudpakket. 

Kijk dan goed wat je behoeftes zijn. Sommige ondernemers willen dat hun pakket automatisch herinneringen stuurt. Veel boekhoudpakketten hebben een scanoplossing (foto van je bonnetje wordt automatisch in je systeem gezet). Dus kijk welke opties je helpen met automatiseren zodat je sneller bij bent. Dan hoef je niet elk kwartaal een weekend lang je bonnetjes door!"

De tekst op deze pagina is een ingekorte bewerking van het gesprek van de podcast. De uitspraken gelden voor de persoonlijke situatie van Elian. Voor jou gelden mogelijk andere adviezen. Raadpleeg hiervoor je belastingadviseur of accountant.