Een zakelijke rekening en fiscale aftrekposten

Elian: "Iemand vertelde mij dat ik echt een zakelijke rekening moest hebben. Dus toen ik wist: ik ga helemaal fulltime ondernemen, heb ik die afgesloten. Dus niet direct nadat ik mezelf had ingeschreven bij de Kamer van Koophandel."

Gijs Andringa van Practical Accounting  vindt dat Elian hier goed aan heeft gedaan: "Vanuit de Belastingdienst is het een verplichting en het zorgt ervoor dat heel duidelijk is wat je privé en wat je zakelijke uitgaven zijn. Je hebt een privé pas en een zakelijke pas en daarmee houd je alles veel overzichtelijker. 

Elian: "Ik investeer in abonnementen op social media en die staan nog op mijn privé-rekening. Die moet ik nog wel omzetten naar mijn zakelijke account zodat die kosten ook van van mijn zakelijke rekening gaan."

• Voer de bonnen van zakelijke uitgaven die je met je privérekening hebt betaald, toch op als zakelijke kosten. Het is uiteindelijk wel beter voor je boekhouding om die kosten op je zakelijke rekening te zetten. Dan laat je bij een eventuele belastingcontrole ook zien dat het zakelijke kosten zijn. 
• De vuistregel is: voor iedere euro die je zakelijk uitgeeft, scheelt het je ongeveer 40% tot 50% aan belasting over dat bedrag.
• Het slimste is ervoor te zorgen dat je alle kosten die je voor je bedrijf maakt, ook zakelijk opvoert. De btw krijg je terug, maar je kunt je uitgaven ook als bedrijfskosten opvoeren waardoor je minder winstbelasting betaalt.
• Als je voor je onderneming een auto aanschaft, zijn de autokosten fiscaal aftrekbaar en die kun je - onder bepaalde voorwaarden - ook privé gebruiken. En als je kiest voor een elektrisch voertuig, krijg je ook investeringskorting aan het einde van het jaar. Zo krijg je 28% korting op een elektrische fiets. Die rijd je dan bijna gratis. Dat zijn de voordelen van ondernemen. "

Elian is nog wel voorzichtig met het opvoeren van zakelijke kosten. "Dan heb ik een zakelijk etentje met iemand die ik privé ken. Dat voelt voor mij dan niet helemaal zakelijk dus dan kies ik ervoor om dat etentje niet als zakelijke kosten op te voeren. Daar zou ik meer uit kunnen halen en iets meer een zakelijke 'mindset' kunnen inzetten."

Gijs geeft toe dat het af en toe lastig is om in te schatten wat je wel of niet zakelijk kunt opvoeren. "De stelregel bij zo'n etentje is: is het met een klant, een zakelijke relatie of met je personeel? Dan zijn de kosten zakelijk aftrekbaar." 

Elian: "Ik heb wel eens een workshop gegeven en die had ik aangekleed met kaarten, 'give aways' en andere leuke dingen. Die bonnen heb ik toen maar laten zitten. Maar als ik al die kosten op zou tellen, tikt het toch aardig aan. 

Gijs: "Dan zie je dus meteen de voordelen van een zakelijke rekening. Dan pin je die uitgaven met je zakelijke pas. En als je dan ook nog beschikt over een boekhoudpakket met een boekhoudkoppeling, zie je van deze uitgaven meteen de afschriften. Dan weet je dat je daar een bon van moet hebben. In een aantal boekhoudpakketten kun je zelfs ter plekke je bonnen inscannen en in je boekhoudpakket zetten. Dan heb je alles meteen geregeld. 

Elian keert zichzelf een bedrag uit, maar kan nog niet volledig daarvan leven. Daarom legt zij een deel bij vanuit haar spaarrekening. De btw zet zij meteen op een aparte rekening. 

Gijs: "Dat is heel slim. Ga er vanuit dat je gemiddeld 30 tot 40% belasting betaalt, soms wel 50%. Daar bovenop komt de btw. Dat is het bedrag dat je verschuldigd bent aan de Belastingdienst en dus apart moet houden.

In een modern boekhoudpakket zie je wat je verdiend hebt, hoeveel belasting je betaalt en hoeveel je jezelf mag uitkeren. Er is geen maximaal bedrag dat je jezelf kunt uitkeren als salaris. Maar als je teveel opneemt, gaat het de verkeerde kant op. 

• Aarzel je nog om voor jezelf te gaan beginnen? Doe het gewoon, je kunt altijd weer iets anders gaan doen.
• Zoek naar informatie op internet over starten met ondernemen. Er zijn veel websites en podcasts over starten met ondernemen.
• Open een zakelijke rekening
• Houd je kosten en je uren goed bij. Als startende ondernemer krijg je belastingkorting, maar je moet wel voldoen aan de urennorm . Het bijhouden van je boekhouding hoort daar ook bij.

De tekst op deze pagina is een ingekorte bewerking van het gesprek van de podcast. De uitspraken gelden voor de persoonlijke situatie van Elian. Voor jou gelden mogelijk andere adviezen. Raadpleeg hiervoor je belastingadviseur of accountant.