Uitleg documenten

We vragen u dit formulier in te vullen om te kunnen bepalen waar uw organisatie fiscaal gevestigd is. We zijn wettelijk verplicht de gegevens van uw organisatie te rapporteren aan de Nederlandse belastingdienst als uw organisatie een U.S.-person is of fiscaal gevestigd is in een CRS-land.

Als uw bedrijf in het buitenland gevestigd is en u bankiert bij ons, dan hebben we een uittreksel nodig van de buitenlandse Kamer van Koophandel waar uw bedrijf staat ingeschreven. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan 1 maand.

UBO staat voor 'Ultimate Beneficial Owner', oftewel 'Uiteindelijk Belanghebbende'. Een UBO is een natuurlijk persoon, die een direct of indirect belang heeft in de organisatie. Wanneer één of meer van de onderstaande punten op een persoon van toepassing zijn, dan geldt dit als direct of indirect belang. 

• De persoon is voor meer dan 25% eigenaar van de organisatie. Bijvoorbeeld in de vorm van aandelen of certificaten (bijvoorbeeld bij een BV of NV). Of omdat iemand gebruik maakt van/recht heeft op de opbrengst/het vermogen van een organisatie (bijvoorbeeld bij een stichting of VOF)
• De persoon heeft voor meer dan 25% stemrecht in de organisatie. Hieronder valt ook bevoegheid om het bestuur te benoemen of te ontslaan, iemand die pandrecht houdt, of iemand die het samenwerkingsverband van een vennootschap kan wijzigen.  
• De persoon heeft feitelijke zeggenschap in de organisatie. Dit betekent dat iemand een (on)officiële positie heeft, waarin feitelijk de zeggenschap over de strategie of de dagelijkse bedrijfsvoering wordt bepaald. Bijvoorbeeld een oud-eigenaar die nog steeds veelvuldig betrokken is. 

Is er een stichting administratiekantoor (STAK) aanwezig? Zet de STAK dan als tussenliggende organisatie op de UBO-verklaring. Winstrechten (certificaten) vallen onder het belang eigendom. Stemrechten in de STAK vallen onder het belang stemrecht zonder eigendom. Heeft een UBO zowel winstrechten (certificaten) als stemrechten? Vermeld dan het eigendom en het stemrecht zonder eigendom voor deze persoon.

Het is belangrijk dat uw UBO-gegevens altijd compleet zijn en kloppen. Daarom vragen we u eens in de zoveel tijd om een UBO-verklaring aan te leveren. Wanneer het zover is, ontvangt u van ons een brief. In deze brief leggen we uit welke informatie we nodig hebben en welke stappen u moet nemen. 

Het organogram moet aan 8 voorwaarden voldoen. Hieronder leest u welke dat zijn. We verzoeken u te controleren of het organogram hier aan voldoet: 

1. Is de naam van het bedrijf volledig uitgeschreven? Dit moet hetzelfde zijn als in het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
2. Zijn het Kamer van Koophandel inschrijfnummer, de rechtsvorm en het land van inschrijving voor elke entiteit binnen de structuur vermeld? In geval van een buitenlandse entiteit kan het KvK inschrijfnummer ook een (lokaal) registratienummer zijn.
3. Geeft het organogram de Uiteindelijk Belanghebbende (UBO) correct weer? Van de UBO moet de volledige voor- en achternaam, geboortedatum en woonland vermeld worden.
4. Is er sprake van een stille vennoot, die ook een rechtspersoon is? Dan kunnen we u om extra informatie vragen zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel, de cv overeenkomst of verdere informatie over de betrokkenheid van de stille vennoot.
5. Staat het percentage van de aandelen per eigenaar van het bedrijf vermeld? Een eigenaar kan een natuurlijk persoon of bedrijf zijn.
6. Is er een Stichting Administratiekantoor (STAK) aanwezig? Zet dit duidelijk in het organogram. Geef hier ook aan wie de stemrechten en wie de winstrechten heeft.
7. Is het organogram ondertekend met de datum en met de handtekening van de persoon die bij ons bekend is als bestuurder?
8. Zijn er bestuurders volgens de Kamer van Koophandel 'gezamenlijk bevoegd'? Dan moeten de gezamenlijk bevoegde bestuurders tekenen.

We ontvangen graag van u de meest actuele statuten van uw bedrijf.

De volledig ingevulde bestuurdersverklaring moet ondertekend zijn met een datum en een handtekening van de naar de bank toe handelende en bevoegde bestuurder(s). Bij gezamenlijke bevoegdheid moeten minimaal 2 bestuurders dit document ondertekenen. U vindt een exemplaar van dit document in de bijlage van de e-mail die u heeft ontvangen. Vul alle ontbrekende informatie op het formulier in.

Het formulier voor de vennootschapsverklaring staat in de bijlage van de e-mail die u heeft ontvangen. Vul de vennootschapsverklaring volledig in met de datum en een handtekening van alle vennoten die onderdeel zijn van de VOF/CV. Dit moet overeenkomen met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK). 

Heeft u het formulier niet ontvangen, maar moet u deze wel aanleveren? Neem dan contact met ons op.

We ontvangen graag van u het meest recente vennootschapscontract.

Het formulier voor de maatschapsverklaring staat in de bijlage van de e-mail die u heeft ontvangen. Vul de maatschapsverklaring volledig in met de datum en een handtekening van alle maten. Ook moet een eventuele echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner deze maatschapsverklaring ondertekenen.

Heeft u het formulier niet ontvangen, maar moet u deze wel aanleveren? Neem dan contact met ons op.

We ontvangen graag van u het meest recente maatschapscontract.

De volledig ingevulde kerkverklaring moet ondertekend zijn met een datum en een handtekening van de naar de bank toe handelende en bevoegde bestuurder(s). Bij gezamenlijke bevoegdheid moeten minimaal 2 bestuurders dit document ondertekenen. U vindt een exemplaar van dit document in de bijlage van de email die u van ons heeft ontvangen. Vul alle ontbrekende informatie op het formulier in.

• Het benoemingsbesluit of de notulen bevatten de volledige juridische naam van het kerkgenootschap.
• Uit het benoemingsbesluit of de notulen blijkt dat de personen die naar de bank toe gaan handelen zijn benoemd. De namen moeten volledig uitgeschreven zijn. Het document moet door de vanuit uw kerkrecht daartoe bevoegde bestuurder(s) getekend zijn.
• Is er sprake is van een beperkte benoemingstermijn? Dan moet het benoemingsdocument zijn voorzien van een datum en de uiterste geldigheidsdatum.

Als deze beschikbaar zijn, ontvangen we graag de jaarcijfers (maximaal 3 jaar oud). Bezit u andere documenten waaruit de herkomst van het vermogen blijkt, dan ontvangen we die ook graag van u. Denk daarbij aan akten van schenkingen of legaten.