Documenten voor klantonderzoek Know Your Client

We vragen je dit formulier in te vullen om te bepalen in welk land je organisatie belastingplichtig is. Is je organisatie een US person of belastingtechnisch gevestigd in een CRS-land? Dan zijn we wettelijk verplicht om de gegevens van je organisatie door te geven aan de Nederlandse Belastingdienst. 

Lees meer over FACTA/CRS.

Is je bedrijf of organisatie in het buitenland gevestigd en heb je een rekening bij ons? Dan hebben we een uittreksel nodig van de buitenlandse Kamer van Koophandel waar je bedrijf of organisatie is ingeschreven. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan 1 maand.

We vragen je deze verklaring volledig in te vullen. Volg hiervoor de stappen op het formulier. Vragen we je om een toelichting? Geef dan zo volledig mogelijk antwoord. 

Het formulier heb je ontvangen als bijlage bij onze e-mail. Toch niet ontvangen? Neem dan even contact met ons op.

UBO staat voor 'Ultimate Beneficial Owner', ofwel 'Uiteindelijk Belanghebbende'. Dit is een persoon die een (in)direct belang heeft in een organisatie. Dat is het geval als deze persoon voldoet aan een van de volgende omschrijvingen:

• voor meer dan 25% eigenaar is van de organisatie
• meer dan 25% stemrecht heeft in de organisatie 
• feitelijke zeggenschap heeft in de organisatie (bijvoorbeeld een voormalig eigenaar die nog bij de dagelijkse gang van zaken betrokken is, of een bestuurder van een vereniging of stichting)

Voldoet niemand in je organisatie aan een van deze omschrijvingen? Dan zijn alle leden van het bestuur van je organisatie een UBO. Dit zijn de bestuurders die in de statuten staan of ingeschreven zijn in de KVK. Lees wie er in een UBO in jouw organisatie kan zijn.

Is er een stichting administratiekantoor (STAK) aanwezig? Zet de STAK dan als tussenliggende organisatie op de UBO-verklaring. Winstrechten (certificaten) vallen onder het belang eigendom. Stemrechten in de STAK vallen onder het belang stemrecht zonder eigendom. Heeft een UBO zowel winstrechten (certificaten) als stemrechten? Vermeld dan het eigendom en het stemrecht zonder eigendom voor deze persoon. 

Het is belangrijk dat je UBO-gegevens altijd compleet zijn en kloppen. Daarom vragen we je eens in de zoveel tijd om een UBO-verklaring aan te leveren. Wanneer het zover is, ontvang je van ons een brief hierover.

Het organogram van je bedrijf moet aan de volgende 8 voorwaarden voldoen: 

1. De naam van het bedrijf schrijf je volledig op. Dit moet gelijk zijn aan de naam van het bedrijf in het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
2. Deze gegevens hebben we ook nodig: het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel, de rechtsvorm en het land van inschrijving voor elke entiteit binnen de structuur. Gaat het om een buitenlandse entiteit? Dan kan het KvK-inschrijfnummer ook een (lokaal) registratienummer zijn.
3. In het organogram is de Uiteindelijk Belanghebbende (UBO) juist weergegeven. Schrijf van de UBO de volledige voor- en achternaam, geboortedatum en woonland op.
4. Is er sprake van een stille vennoot, die ook een rechtspersoon is? Dan kunnen we je om extra informatie vragen. Bijvoorbeeld een uittreksel van de Kamer van Koophandel, de cv-overeenkomst of andere informatie over de betrokkenheid van de stille vennoot.
5. Schrijf het percentage van de aandelen per eigenaar van het bedrijf juist op. Een eigenaar kan een natuurlijk persoon of bedrijf zijn.
6. Is er een Stichting Administratiekantoor (STAK) aanwezig? Zet dit duidelijk in het organogram. Geef ook aan wie de stemrechten en wie de winstrechten heeft.
7. Onder het organogram staat de datum en de handtekening van de persoon die bij ons bekend is als bestuurder.
8. Zijn er bestuurders volgens de Kamer van Koophandel 'gezamenlijk bevoegd'? Dan moeten de gezamenlijk bevoegde bestuurders tekenen.

We ontvangen graag de meest actuele statuten van jouw bedrijf of organisatie.

Je vult de bestuurdersverklaring volledig in en zet er de datum op. De bestuurder(s), die de bankzaken regelen voor je bedrijf of organisatie, ondertekenen de verklaring. Bij gezamenlijke bevoegdheid hebben we de handtekening van minimaal 2 bestuurders nodig.

Het formulier heb je ontvangen als bijlage bij onze e-mail. Toch niet ontvangen? Neem dan even contact met ons op.

Je vult de vennootschapsverklaring volledig in en zet er de datum op. Alle vennoten die onderdeel zijn van de vof of cv ondertekenen de verklaring. Dit moet overeenkomen met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK). 

Het formulier heb je ontvangen als bijlage bij onze e-mail. Toch niet ontvangen? Neem dan even contact met ons op.

We ontvangen graag het meest recente vennootschapscontract van je. 

Je vult de maatschapsverklaring volledig en zet er de datum op. Alle maten ondertekenen de verklaring. Ook moet een eventuele echtgenoot, echtgenote of geregistreerd partner deze maatschapsverklaring ondertekenen.

Het formulier heb je ontvangen als bijlage bij onze e-mail. Toch niet ontvangen? Neem dan even contact met ons op.

We ontvangen graag het meest recente maatschapscontract van je. 

Je vult de kerkverklaring volledig in en zet er de datum op. De bestuurder(s), die de bankzaken regelen voor de kerk, ondertekenen de verklaring. Bij gezamenlijke bevoegdheid hebben we de handtekening van minimaal 2 bestuurders nodig. 

Het formulier heb je ontvangen als bijlage bij onze e-mail. Toch niet ontvangen? Neem dan even contact met ons op.

We ontvangen graag het benoemingsbesluit van je. Of de getekende notulen of het getekend decreet. Dit document moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Op het benoemingsbesluit of de notulen staat de volledige juridische naam van het kerkgenootschap.
• Uit het benoemingsbesluit of de notulen blijkt dat de personen, die de bankzaken voor de kerk regelen, zijn benoemd. De namen van deze personen zijn volledig uitgeschreven. De bestuurders die vanuit het kerkrecht bevoegd zijn, ondertekenen het document.
• Is er sprake is van een tijdelijke benoeming? Dan staat op het benoemingsdocument een datum en de uiterste geldigheidsdatum.

We ontvangen graag de jaarcijfers van je. Deze mogen maximaal 3 jaar oud zijn. Heb je andere documenten waaruit de herkomst van het vermogen blijkt, dan ontvangen we die ook graag. Denk daarbij aan akten van schenkingen of legaten.