Uitgelogd

U bent succesvol uitgelogd.

Kantoormedewerkers

In zes stappen aan de slag met SEPA Incasso

Starten met SEPA Incasso? Volg deze zes stappen om succesvol te incasseren.

  1. Incassocontract aanvragen

    Voordat je een SEPA Incassocontract bij ons aanvraagt, is het goed om te weten welke mogelijkheden er zijn en welke informatie we van je willen ontvangen op het moment dat je een contract bij ons af wilt sluiten.

  2. Machtigingen verzamelen en registreren

    Voordat je kunt incasseren, moeten je klanten eerst een machtiging afgeven. Daarvoor kun je een papieren machtigingsformulier gebruiken of een .

    Je kunt het machtigingsformulier zelf ontwerpen. Dit formulier moet aan een aantal eisen voldoen. Of je gebruikt standaard machtigingsformulieren.

    SEPA Incasso bedrijven

    Wil je een SEPA Incasso Bedrijven gebruiken? Dan moeten je klanten een machtiging ondertekenen en naar je opsturen en ook deze machtiging registreren bij hun eigen bank via een (online) registratieformulier. 

    Let op: je kunt pas incasseren als de bank van je debiteur de registratie heeft afgerond. 

    Digitaal incassomachtigen

    Met Digitaal Incassomachtigen ontvang je via je website machtigingen van je klanten. Op een veilige en rechtsgeldige manier. Papieren machtigingen raken zo overbodig. En dat scheelt je veel administratief werk. Je kunt Digitaal Incassomachtigen volledig opnemen in je online verkoopproces. Zo maak je het afgeven van een digitale incassomachtiging voor je klanten heel eenvoudig.

  3. Informeer je klanten

    Informeer je klanten. Laat weten welk bedrag je af gaat schrijven en op welke datum je dat van plan bent. Dit kan voorafgaand aan elke incasso, of in één keer voor meerdere afschrijvingen. De vorm is niet belangrijk, zolang iedere klant de aankondiging vóór de incasso ontvangt.

  4. Lever je incasso-opdracht aan

    Je incasso-opdrachten lever je altijd aan in een incassobatch. De incassobatch maak je via je eigen boekhoudprogramma en kun je op verschillende manieren bij ons aanleveren. Via Internet Bankieren, Access Online, Access Direct OpenLink of eventueel rechtstreeks bij equensWorldline. 

    Weet je al wanneer je van de klant wilt incasseren? Bekijk dan wanneer je de opdracht bij ons moet aanleveren. SEPA-incassobatches lever je aan in het bestandsformaat PAIN.008 (XML).

  5. Hou rekening met verwerkingstijden

    Voor SEPA incasso-opdrachten gelden tijdslijnen. Bijvoorbeeld wanneer je de klant moet laten weten dat je gaat incasseren. Wanneer je de incassobatch moet aanleveren. Of de laatste dag waarop je klant de incasso kan laten terugboeken. 

  6. Ontvang je geld

    Nadat de incasso is uitgevoerd, ontvang je het geld op je rekening. Hou er rekening mee dat incasso’s geweigerd, geannuleerd of teruggeboekt kunnen worden. Dan wordt het geld (deels) weer van je rekening afgeschreven.

 

Goed om te weten

  • Alleen schriftelijke machtigingen en online machtigingen via de methode Digitaal Incassomachtigen zijn geldig. Alle andere vormen van machtigingen zijn niet toegestaan.
  • Je bent verplicht om machtigingen te bewaren tot 14 maanden na de laatste incasso. Op verzoek van de bank moet je een kopie of scan van de machtiging binnen 7 werkdagen kunnen overhandigen.
  • Voor elke machtiging sla je de verplichte gegevens ook digitaal op, zodat je deze kunt opnemen in de incasso-opdracht.
  • Een machtiging vervalt als deze 36 maanden niet is gebruikt. Je mag dan geen incasso-opdracht meer aanleveren. Wil je toch opnieuw incasseren? Dan moet je klant een nieuwe machtiging afgeven.
  • Incassobatches moeten voor een juiste verwerking per incassovariant en per sequentietype worden aangeleverd: Eenmalig of Doorlopend. Zorg ervoor dat je boekhoudpakket hierop is ingericht.
  • Debiteuren (klanten waarvan je incasseert) moet je minimaal twee weken van tevoren informeren over het te incasseren bedrag en de datum van de incasso. Je kunt hierover andere afspraken maken met je debiteuren.
  • Je bent verplicht te incasseren met je  . Dit ontvang je bij het afsluiten van het SEPA incassocontract.
  • Je bent verplicht om aan elke machtiging een ander 'Kenmerk machtiging' toe te kennen. Dit kenmerk moet in combinatie met je Incassant ID uniek zijn.
  • Raadpleeg voor al je rechten en plichten de Voorwaarden.